Routekaart voor een duurzaamheidsverslag

The Terrace houdt regelmatig workshops over MVO of duurzaamheidsverslaglegging, gericht op bedrijven die aan het begin staan van hun verslagleggingsreis en degene die hun verslag op een hoger plan willen trekken. Hieronder volgen de highlights die uit enkele workshops kwamen.

Start from why

De workshop startte met een brainstorm over de redenen om een duurzaamheidsverslag te publiceren. De deelnemers genereerden een lange lijst: betrekken van stakeholders als klanten, leveranciers en maatschappelijke organisaties; iets tastbaars voorhanden hebben om prestaties te laten zien; impact te meten en communiceren; verantwoording afleggen; het informeren en beïnvloeden van personeel om de duurzaamheidsstrategie waar te maken en nog veel meer. Sommige redenen zijn intern gericht, anderen meer extern. Sommige horen bij het beperken van risico’s, andere zijn juist meer kansgericht.

Make the complex simple

Aan het begin van de workshop kregen alle deelnemers een leeg template voor het verslagleggingsproces. Middels interactieve oefeningen en groepsdiscussies legden we samen de verschillende stappen van de verslagleggingsreis af. Dit zijn de vragen die we daarbij beantwoorden.

Voorbereiden: Wie moeten er in het team? Wat zijn de rollen en de timings? Hoeveel budget is beschikbaar? Wat zijn de voorlopige onderwerpen om in het verslag op te nemen?

Betrekken: Welke stakeholders worden door je bedrijf beïnvloed en andersom, wie hebben invloed op het succes van je bedrijf? Hoe kun je hen effectief betrekken en hun issues beter begrijpen?

Kiezen: Wat zijn de materiële (of belangrijke) onderwerpen om in het verslag op te nemen (en in de strategie natuurlijk)? Waarin verschillen de prioriteiten tussen de bedrijfsleiding en de stakeholders? Wat zijn de doelstellingen en het plan van aanpak voor deze onderwerpen? En hoe ga je de prestaties meten?

Verzamelen: Uit welke bronnen zal straks de informatie voor het verslag moeten komen? Wie moeten daarbij worden betrokken? En wanneer moet deze informatie beschikbaar zijn? Is het reëel om dit allemaal af te hebben op tijd voor het eerste MVO verslag?

Verslaan: Wat zijn de voornaamste inhoudelijke blokken van het verslag? Hoe kun je deze inhoud het beste structureren om het verslag leesbaar te maken? Wie gaat straks de inhoud van het verslag schrijven, redigeren en checken?

Bij elke stap op de routekaart vulden de deelnemers van de workshop tips en ideeën voor hun verslag in.

Show the positive side of business

Daarna volgde een brainstorm sessie over hoe het verslag goed te kunnen gebruiken als het klaar is. Iedereen was het erover eens dat dit soort verslagen en hun inhoud nu onderbenut blijven in communicatie. Naast het hele verslag delen met stakeholders en de media, kwamen de deelnemers ook met tips als het inzetten van gedeeltes van het verslag op sociale media en op de website, het toespitsen van de inhoud om verschillende teams van collega’s te betrekken, het trainen van sales manager om het verslag in commerciële gesprekken te gebruiken en – onze favoriet – een feest geven voor alle stakeholders om het verslag te lanceren.

Don’t be afraid

Dit advies kwam steeds weer terug tijdens de workshop. Wees vooral eerlijk tegen jezelf en je stakeholders en deel daarom ook de zaken die (nog) niet goed gaan. Uiteraard altijd in combinatie met wat je ervan hebt geleerd en hoe je het verder gaat oppakken. Ook komt het voor dat je een materieel onderwerp nog niet goed kan meten. Geef ook dan eerlijk aan dat je dit als belangrijk onderwerp onderkent en wat je gaat doen om het in de toekomst wel meetbaar te maken. Een gebalanceerd, eerlijk verslag dat verder gaat dan het goede nieuws biedt meer geloofwaardigheid. Wees ook niet bang om gedurende het verslagleggingsproces om hulp te vragen. Een adviseur kan specifieke expertise en capaciteit toevoegen aan je reporting team, bij elke stap van het proces.

Aan het eind van de workshop waren de deelnemers in ieder geval minder bang om aan de reis onderweg naar hun eerste (of volgende) duurzaamheidsverslag te beginnen. We sloten de workshop af met een toast uit op de actiegerichte, bedrijfsspecifieke routekaarten die iedereen had gecreëerd tijdens de workshop!

Heb je interesse in hoe The Terrace jullie verslagleggingsreis kan ondersteunen? Neem dan contact op met Marjolein of doe mee aan één van de toekomstige workshops. De volgende workshop over duurzaamheidsverslaglegging vindt waarschijnlijk plaats in september 2017. Interesse om mee te doen? Stuur dan een email naar hello@theterrace.nl. We zien er naar  uit je welkom te heten!

Reacties van deelnemers aan de vorige workshop

* Zeer compacte, direct toepasbare kennisoverdracht!
* Veel expertise in huis met praktijkvoorbeelden van bedrijven.
* Vooral de routekaart en de materialiteitsanalyse waren heel handig.
* Fijne, competente partij met veel kennis van zaken. Lekker pragmatisch.

Geschreven door Marjolein Baghuis (@mbaghuis) voor The Terrace blog. Om up to date te blijven van The Terrace activiteiten, kunt u zich inschrijven onze nieuwsbrief of volg ons op Twitter, LinkedIn of Facebook.