Maak je volgende duurzaamheidsverslag een instrument voor positive change

Hoe kan een duurzaamheidverslag van een last omgezet worden in een instrument voor een betere toekomst? In eerdere gezamenlijke blog posts hadden we het vooral over materialiteit, maar uiteindelijk gaat het natuurlijk om het creëren van die betere toekomst. Deze blog gaat over manieren om meer uit het verslagleggingsproces te halen. Hopelijk precies op tijd voor diegene die zich midden in de planning van het volgende duurzaamheidsverslag bevinden.

Elk jaar komt de verslagleggingscyclus terug en elk jaar opnieuw komt er veel werk bij kijken. Vanzelf ontstaat dan de vraag of het die investering waard is. Voegt het verslag waarde toe aan de strategie van het bedrijf en aan haar duurzaamheidsinspanningen voor een betere toekomst? Draagt het bij aan de strategische doelen van het bedrijf, naast de naleving van regelgeving en de verantwoordingsverwachtingen van de stakeholders? Voor een verslaggevingsproces conform alle richtlijnen is het antwoord op deze vragen waarschijnlijk nee.

Waarom? Ten eerste omdat duurzaamheidsverslaggeving altijd in een spagaat zit. Duurzaamheid gaat over de toekomst en over lange termijn denken, maar bedrijfsrapportages gaan over het verleden en hebben een tijdsspanne van enkel één jaar. Ten tweede omdat de meeste bedrijven het verslaggevingsproces niet gebruiken om een daadwerkelijke verbinding te maken tussen de huidige duurzaamheidsprestaties en de toekomst. Met onze onderstaande tips kan je deze spagaat overbruggen en kan je het verslaggevingsproces als een krachtig instrument ingezetten. Daar gaan we dan!

Rapporteer het verleden in de context van de toekomst 

Begin bij de wereld die je voor de toekomst wilt! In wat voor wereld wil het bedrijf over vijf tot tien jaar werken? In plaats van alleen terug te kijken, raden wij aan het duurzaamheidsverslag te starten vanuit de lange termijn visie en missie van het bedrijf. Het verslag geeft vervolgens een overzicht van waar het bedrijf zich op dit moment bevindt binnen de beoogde planning.

Wat moet het bedrijf doen om deze visie te bereiken? Hoe ontwikkelen de inspanningen van het bedrijf zich om daar te komen? Als je aan het verslag begint met de visie en met deze vragen, dan schrijf je in de context van de toekomst. Dit is een veel nuttiger perspectief voor het bedrijf zelf en voor de lezers van het verslag.

Focus op wat voor de toekomst belangrijk is

Gebruik de materialiteitsanalyse verder dan het verslag! De meeste verslaggevingsrichtlijnen omvatten een zogenaamde materialiteitsanalyse om de duurzaamheidsonderwerpen te identificeren die in het verslag opgenomen moeten worden. De analyse conform de richtlijnen gaat meestal over wat stakeholders willen weten of wat het bedrijf als belangrijke risico’s beschouwt, gebaseerd op eerdere prestaties en angsten voor de toekomst.

Wil je duurzaamheid naar een hoger niveau tillen, ga dan verder dan dit en stel de vraag: ‘wat zijn de belangrijkste onderwerpen die we op strategisch niveau moeten managen om waarde te creëren voor zowel het bedrijf als voor de samenleving?’ Betrek senior management bij deze analyse. De materialiteitsanalyse zal dan niet alleen de inhoud van het duurzaamheidsverslag informeren, maar zal dan ook een strategische discussie triggeren en een nieuw perspectief geven op wat belangrijk is. Dat is het moment voor duurzaamheid (en duurzaamheidsverslaggeving) om op de agenda van het senior management te komen.

Betrek de stakeholders voor je beoogde toekomst

Betrek je stakeholders bij waardecreatie! Stakeholders zijn van essentieel belang om werkelijk waarde te creëren voor het bedrijf en voor de samenleving. Betrek hen dan ook niet alleen bij het kiezen van de belangrijkste onderwerpen voor het duurzaamheidsverslag (zoals de meeste verslaggevingsrichtlijnen voorschrijven). Nogmaals, maak deze stap van de verslaggevingscyclus strategisch van aard in plaats van deze te beperken tot de scope van het verslag.

En blijf vervolgens ook echt in gesprek met de stakeholders. Beperk de rol van je stakeholders niet tot het kiezen van de onderwerpen. Luister echt naar wat er voor hen van belang is en wat hun doelen zijn. Verken gezamenlijk de wereld die jullie willen bouwen en het pad dat jullie voor oog stellen om daar te komen. Alleen dan ontstaan er kansen voor samenwerking en co-creatie om zowel je bedrijf als de samenleving sterker te maken.

Met deze tips kan je het duurzaamheidsverslag gebruiken als een instrument voor positieve veranderingen voor de toekomst, in tegenstelling tot een veel beperktere registratie van positieve veranderingen in het verleden. Laat ons weten welke tips je het meest nuttig vond!

Deze blog post maakt deel uit van een serie over duurzaamheidsverslaggeving en materialiteit. Het is geschreven door Marjolein Baghuis van The Terrace en Nelmara Arbex van Arbex & Company. Bij GRI hebben zij samengewerkt aan de ontwikkeling en stakeholder engagement rond de G4 Sustainability Reporting Guidelines. Beiden ondersteunen ze nu bedrijven bij strategische duurzaamheidsuitdagingen, materialiteitsanalyses en communicatie.