VACATURE: OFFICE MANAGER

Steek jij graag de handen uit de mouwen en ben je een organisatietalent? Droom je ervan om te werken bij een organisatie die zich inzet voor een positieve verandering in de wereld?  Word Office Manager bij The Terrace! Wij zijn een adviesbureau in het hart van Amsterdam dat zich richt op strategie en communicatie voor duurzaamheid en als Office Manager ben jij de kern van ons team.

 

Dit zijn wij

Bij The Terrace ondersteunen onze klanten bij het stimuleren van positieve veranderingen in hun sectoren. We combineren uitgebreide kennis van complexe duurzaamheidsuitdagingen op bedrijfs- en sectorniveau met het talent om dat te vertalen naar betekenisvolle merken, impactrapporten en communicatie zodat mensen in actie komen voor duurzaamheid.

Wij geloven dat bedrijven hefbomen kunnen zijn voor positieve verandering. Wij helpen hen met deze transformatie. Als bureau zien we onze klanten als partners, omdat duurzaamheid om een continue aanpak vraagt. We doen altijd maximale inspanning om strategieën en communicatiemethoden te ontwikkelen die niet alleen op de korte termijn succesvol zijn, maar ook toekomstbestendig zijn. In de basis draait alles wat we doen om een ​​centrale vraag: “Wat is het mooiste dat je met je merk kan doen?” Op deze creëren we waarde voor de planeet, de samenleving en onze klanten.

In de laatste 12 jaar werkten we voor meer dan 145 klanten, variërend van grote internationale bedrijven en MKB-bedrijven tot ngo’s en de Nederlandse overheid. We hebben ook diverse multi-stakeholder initiatieven en samenwerkingen geleid en ondersteund, zowel binnen als tussen sectoren, zoals de IMVO-convenanten voor de kleding- en voedselindustrie. We zijn er trots op bij te dragen aan positieve verandering met stakeholders zoals Albert Heijn, Dopper, ING, UTZ / Rainforest Alliance, Unilever, Danone, Ecover / Method, Cargill Cocoa & Chocolate, Beter Leven Keurmerk, Circle Economie, MVO Nederland, Ministerie van Buitenlandse Zaken en vele anderen.

Als bureau beheren we daarnaast een hecht netwerk met media, ngo’s, stakeholder platforms en professionals. We zijn gecertificeerd B Corp en sinds begin oktober geselecteerd door B Way. Dit is een Europees netwerk van 25 B Corps die andere, met name grote, bedrijven helpen een duurzame en sociale impact te maken.

 

Jouw rol in het team

Jij bent de steun en toeverlaat voor het kernteam in Amsterdam van 8 mensen en zorgt er zelfstandig voor dat ons bureau op rolletjes loopt. Je helpt de organisatie klaar te stomen voor groei zodat iedereen optimaal, met veel plezier én efficiënt zijn werk kan doen. Denk daarbij aan onze project-management processen, maar ook interne werkstromen zoals capaciteitsplanning. Verder ben je proactief en vind je het leuk om buiten een precieze ‘functieomschrijving’ te denken om zoveel mogelijk waarde toe te voegen. Als iets beter kan ben jij iemand die het adresseert en bedenk jij een manier om het met je collega’s op te pakken.

In deze functie heb je onder andere de volgende taken:

  • Executive Assistant – Een belangrijke taak is het ondersteunen van onze directeur, met taken zoals agenda beheer, uitzoekwerk, ondersteuning bij onderhouden van het netwerk en het uitwerken van presentaties. Dit zal ongeveer de helft van je tijd zijn.
  • Projectmanagement – Je helpt het team door het overzicht en de status van de verschillende projecten bij te houden. Je signaleert en stuurt bij op tijdsbesteding, planning en begrotingen. Ook houd jij de pipeline van nieuwe projecten in de gaten en maak jij de beschikbare uren van de consultants inzichtelijk.
  • Financiële administratie – De financiële administratie is door jou altijd op orde, van inkomende facturen tot en met de urenregistraties
  • Workplace management – Je regelt het reilen en zeilen van het team zoals het beheren van de agenda’s, het bijhouden van ons CRM-systeem het op orde houden van alle benodigdheden voor het kantoor, zowel online als offline.
  • HR – Je neemt, als we vacatures hebben, de eerste screening voor je rekening. Regelt de onboarding en de contracten van nieuwe collega’s.
  • Evenementen – Je helpt bij het coördineren en organiseren van bijeenkomsten, webinars en workshops
  • Celebration Officer – En om zeker niet te vergeten; jij zorgt voor het nodige vertier op kantoor en vergeet nooit om positieve verandering te vieren!

 

Een (maan)dag als Office Manager bij The Terrace

We beginnen onze werkweek met een Huddle met het hele team. Jij kijkt van tevoren in de Trello of daar prioriteiten zijn blijven steken vorige week. We bespreken de belangrijkste updates voor aankomende projecten. Er wordt gevraagd of een teamlid die veel communicatieprojecten doet kan worden ingepland voor een nieuwe klus. Jij beheert een overzicht met de tijdsbesteding van de teamleden dus met jouw hulp zijn we daar zo achter. Je vraagt je af of de projectevaluatie wel naar een klant is gegaan, dus vraagt dit nog even na bij het projectteam. We willen als The Terrace ieder jaar in beeld brengen hoeveel positieve verandering we maken in ons werk. Jij hebt besloten dit samen op te pakken met een collega en vandaag maken jullie hiervoor samen een plan van aanpak. Om te zorgen dat we nog beter worden in online samenwerken stort jij je in de middag op nieuwe functionaliteiten van ZOOM en Teams en stel je een korte presentatie op om terug te koppelen aan het team.

 

Jouw vaardigheden en ervaring

  • Je hebt 3-5 jaar werkervaring als Office Manager, kent de verantwoordelijkheden, systemen, processen en je bent een kei in project coördinatie
  • Je hebt HBO-opleiding
  • Je hebt affiniteit met duurzaamheid (neem dit mee in je motivatie)
  • Je bent ondernemend, integer, pro-actief, oplossingsgericht, flexibel. Je kunt goed en snel schakelen tussen taken, en je wordt blij van zaken afmaken.
  • Je herkent de prioriteiten en ondersteunt bij projectplanning van je collega’s
  • Je kunt goed in een klein team werken waar je zowel je eigen verantwoordelijkheden hebt maar ook veel samenwerkt
  • Sterke Nederlandse en Engelse taalvaardigheid
  • Je kunt goed overweg met PowerPoint en Excel
  • Skills in Dropbox, Trello, ZOOM, Mural, Teams, SurveyMonkey, MailChimp Adobe Photoshop en Indesign zijn een plus.

 

Goed om te weten

  • We starten op 24 uur per week te verdelen over 4 dagen gedurende 6 maanden, daarna kijken we samen naar mogelijke uitbreiding en verlenging.
  • We bieden een salaris op basis van ervaring tussen de €2.250 – €2.850 met 25 vakantiedagen (op basis van 40 uur per week), Dit is exclusief 8% vakantiegeld en eventuele bonus.
  • Indien mogelijk werk je vooral vanuit ons kantoor in Amsterdam, we zorgen voor een laptop en als we allemaal nog lang thuis zitten regelen we een goede stoel, tweede scherm en muis.

 

Solliciteren

Interesse? Schrijf in je motivatiebrief hoe jouw ideale werkweek er uitziet, waarom je dit werk ambieert en waarom jij super goed bent in deze baan. Let wel op: zonder de juiste vaardigheden en ervaring kunnen we je sollicitatie niet in behandeling nemen. Stuur ze op naar info@theterrace.nl vóór 28 november 2020.

Aanmelden vóór:

November 28, 2020


The Dopper Wave Challenge

The strategy agency for positive change

WG Plein 153/156
1054 SC Amsterdam
+31 (20) 337 42 71
info@theterrace.nl

Stay connected on social media:

Positive change in your inbox?

Join our email list for our latest developments, upcoming workshops and job opportunities