Maak je volgende duurzaamheidsverslag een instrument voor positive change

Hoe kan een duurzaamheidverslag van een last omgezet worden in een instrument voor een betere toekomst? In eerdere gezamenlijke blog posts hadden we het vooral over materialiteit, maar uiteindelijk gaat het natuurlijk om het creëren van die betere toekomst. Deze blog gaat over manieren om meer uit het verslagleggingsproces te halen. Hopelijk precies op tijd voor diegene die zich midden in de planning van het volgende duurzaamheidsverslag bevinden.

Elk jaar komt de verslagleggingscyclus terug en elk jaar opnieuw komt er veel werk bij kijken. Vanzelf ontstaat dan de vraag of het die investering waard is. Voegt het verslag waarde toe aan de strategie van het bedrijf en aan haar duurzaamheidsinspanningen voor een betere toekomst? Draagt het bij aan de strategische doelen van het bedrijf, naast de naleving van regelgeving en de verantwoordingsverwachtingen van de stakeholders? Voor een verslaggevingsproces conform alle richtlijnen is het antwoord op deze vragen waarschijnlijk nee.

Waarom? Ten eerste omdat duurzaamheidsverslaggeving altijd in een spagaat zit. Duurzaamheid gaat over de toekomst en over lange termijn denken, maar bedrijfsrapportages gaan over het verleden en hebben een tijdsspanne van enkel één jaar. Ten tweede omdat de meeste bedrijven het verslaggevingsproces niet gebruiken om een daadwerkelijke verbinding te maken tussen de huidige duurzaamheidsprestaties en de toekomst. Met onze onderstaande tips kan je deze spagaat overbruggen en kan je het verslaggevingsproces als een krachtig instrument ingezetten. Daar gaan we dan!

Rapporteer het verleden in de context van de toekomst 

Begin bij de wereld die je voor de toekomst wilt! In wat voor wereld wil het bedrijf over vijf tot tien jaar werken? In plaats van alleen terug te kijken, raden wij aan het duurzaamheidsverslag te starten vanuit de lange termijn visie en missie van het bedrijf. Het verslag geeft vervolgens een overzicht van waar het bedrijf zich op dit moment bevindt binnen de beoogde planning.

Wat moet het bedrijf doen om deze visie te bereiken? Hoe ontwikkelen de inspanningen van het bedrijf zich om daar te komen? Als je aan het verslag begint met de visie en met deze vragen, dan schrijf je in de context van de toekomst. Dit is een veel nuttiger perspectief voor het bedrijf zelf en voor de lezers van het verslag.

Focus op wat voor de toekomst belangrijk is

Gebruik de materialiteitsanalyse verder dan het verslag! De meeste verslaggevingsrichtlijnen omvatten een zogenaamde materialiteitsanalyse om de duurzaamheidsonderwerpen te identificeren die in het verslag opgenomen moeten worden. De analyse conform de richtlijnen gaat meestal over wat stakeholders willen weten of wat het bedrijf als belangrijke risico's beschouwt, gebaseerd op eerdere prestaties en angsten voor de toekomst.

Wil je duurzaamheid naar een hoger niveau tillen, ga dan verder dan dit en stel de vraag: 'wat zijn de belangrijkste onderwerpen die we op strategisch niveau moeten managen om waarde te creëren voor zowel het bedrijf als voor de samenleving?' Betrek senior management bij deze analyse. De materialiteitsanalyse zal dan niet alleen de inhoud van het duurzaamheidsverslag informeren, maar zal dan ook een strategische discussie triggeren en een nieuw perspectief geven op wat belangrijk is. Dat is het moment voor duurzaamheid (en duurzaamheidsverslaggeving) om op de agenda van het senior management te komen.

Betrek de stakeholders voor je beoogde toekomst

Betrek je stakeholders bij waardecreatie! Stakeholders zijn van essentieel belang om werkelijk waarde te creëren voor het bedrijf en voor de samenleving. Betrek hen dan ook niet alleen bij het kiezen van de belangrijkste onderwerpen voor het duurzaamheidsverslag (zoals de meeste verslaggevingsrichtlijnen voorschrijven). Nogmaals, maak deze stap van de verslaggevingscyclus strategisch van aard in plaats van deze te beperken tot de scope van het verslag.

En blijf vervolgens ook echt in gesprek met de stakeholders. Beperk de rol van je stakeholders niet tot het kiezen van de onderwerpen. Luister echt naar wat er voor hen van belang is en wat hun doelen zijn. Verken gezamenlijk de wereld die jullie willen bouwen en het pad dat jullie voor oog stellen om daar te komen. Alleen dan ontstaan er kansen voor samenwerking en co-creatie om zowel je bedrijf als de samenleving sterker te maken.

Met deze tips kan je het duurzaamheidsverslag gebruiken als een instrument voor positieve veranderingen voor de toekomst, in tegenstelling tot een veel beperktere registratie van positieve veranderingen in het verleden. Laat ons weten welke tips je het meest nuttig vond!

Deze blog post maakt deel uit van een serie over duurzaamheidsverslaggeving en materialiteit. Het is geschreven door Marjolein Baghuis van The Terrace en Nelmara Arbex van Arbex & Company. Bij GRI hebben zij samengewerkt aan de ontwikkeling en stakeholder engagement rond de G4 Sustainability Reporting Guidelines. Beiden ondersteunen ze nu bedrijven bij strategische duurzaamheidsuitdagingen, materialiteitsanalyses en communicatie.

 


Top tips om je duurzaamheidsverslag te verbeteren

In de laatste tien jaar zijn transparantie en verslaglegging over duurzaamheid enorm verbeterd. Dit geeft de maatschappij toegang tot informatie die meestal niet beschikbaar is financiële jaarverslagen. Duurzaamheid- of niet-financiële verslaglegging biedt stakeholders - zoals investeerders, wetgevers, medewerkers, NGO's, omwonenden, partners, etc. - toegang tot informatie over de sociale, milieu en economische impact van een bedrijf, rechtsstreeks vanuit de bron.

Maar er is niet alleen goed nieuws van het rapportage front, omdat veel duurzaamheidsverslagen nog altijd meer dan 100 pagina's bevatten, lastig te lezen zijn en geen focus hebben op wat er echt toe doet. Vele lijken op glossy tijdschriften en sommigen bieden ook vergelijkbare diepgang in hun inhoud. Ze presenteren een te positief, vertekend beeld van de realiteit. Ze riskeren het om als greenwashing te worden afgedaan en waardeloos te zijn voor mensen die de informatie willen gebruiken voor het nemen van (financiële) beslissingen. Of om in te schatten in hoeverre het management in staat is om met sociale en milieu vraagstukken om te gaat.

It's time to cut the crap!

Goede verslagen zijn duidelijk, gebalanceerd en hebben een duidelijke focus on de belangrijkste onderwerpen. Verslagen die lastig te navigeren zijn, te positief zijn of geen focus hebben richten meer schade aan dan dat ze iets bijdragen aan de reputatie van het bedrijf. Als ze geen inzicht bieden in de inspanningen, dilemma's en resultaten bij het aanpakken van concrete maatschappelijke issues, dan dragen dit soort verslagen alleen maar bij aan de overweldigende hoeveelheid nutteloze informatie die we dagelijks over ons heen krijgen.

De Europese Richtlijn over Niet-Financiële Verslaglegging vereist van duizenden bedrijven om verschillende thema's rondom duurzaamheid te integreren in hun jaarlijkse verslagleggingscyclus. Dit biedt een mooie kans voor iedereen die zich bezig houdt met verslaglegging om een stap naar betere verslagen te maken. Het kaf van het koren scheiden (ofwel cutting the crap) helpt ervaren en nieuwe verslaggevers om meer focus aan te brengen. Het verhoogt de kwaliteit en verlaagt de kosten - iets dat we allemaal graag willen!

Hier zijn onze tips to cut the (reporting) crap!

Charming, but irrelevant

Verslaggeving is geen miss verkiezing. Duurzaamheidsverslaggeving richtlijnen, zoals die van de Global Reporting Initiative (GRI), schrijven geen specifiek ontwerp of format voor. Deze richtlijnen bieden houvast voor het opstellen van hoogwaardige inhoud van je verslag. Goed gestructureerde, heldere informatie is waar het echt om gaat. Als je het daarnaast ook mooi wilt maken en illustraties wil toevoegen die de bijdragen aan de duidelijkheid en navigatie is dat mooi meegenomen. Maar goed georganiseerde, relevante inhoud komt echt op de eerste plaats. Altijd.

Random and unfocused

Laat je niet afleiden. Brengt focus aan door een grondige materialiteitsanalyse, een belangrijke stap in de totstandkoming van een goed duurzaamheidsverslag. Het ondersteunt bij het maken van keuzes om tot die onderwerpen te komen die zowel voor de toekomst van het bedrijf als van de maatschappij van belang zijn. Deze onderwerpen worden gekozen door de strategische visie van het management te combineren met input van strategische stakeholders, zoals medewerkers, klanten, wetgevers, omwonenden en partners.

Indien goed uitgevoerd, levert deze analyse een korte lijst van onderwerpen op die zowel van maatschappelijk belang zijn als relevant voor de strategie en de belangrijkste activiteiten van het bedrijf. Als je deze lijst van materiële onderwerpen hebt, ben je klaar om de juiste indicatoren te kiezen die je het beste in staat stellen om intern en extern duidelijk te maken welk doel wordt nagestreefd en welke vooruitgang reeds is geboekt. Dit zijn de enige onderwerpen die in het verslag moeten.

Annoyingly abundant

Voeg geen extra informatie toe. Basisgegevens over de organisatie - zoals bedrijfsgrootte, aantal medewerkers, markten waarin je actief bent, de lokatie van het hoofdkantoor - en de indicatoren over de materiële onderweren moeten in het verslag. Niet meer, en niet minder.

Check de lijst met de basisgegevens die erin moeten, zoek de vereiste informatie, structureer en presenteer het in de meest duidelijke manier. Zonder trucjes of misleiding. En als je om één of andere reden nog niet kunt rapporteren over een vereist onderwerp, leg dan uit waarom niet. Zo eenvoudig is het.

Voeg geen overbodige informatie toe, ook als dat de organisatie er wellicht beter uit laat zien. Een verslag moet gebalanceerd zijn: de uitdagingen en dilemma's moeten niet bedolven worden onder minder relevante inhoud. Een overvloed aan informatie - zelfs wanneer het prachtig gepresenteerd wordt - kan juist schadelijk zijn voor de leesbaarheid en de reputatie.

Poorly planned and costly

Het verzamelen van hoogwaardige informatie is niet goedkoop. Het vergt de inzet van tijd en geld om eenheden, afbakeningen en processen te bepalen. En om systemen aan te leggen voor de verwerking, controle en analyse van de data.

Vooraf een goede routekaart vaststellen bevordert de kwaliteit van het verslag en de optimale inzet van waardevolle uren en andere middelen. Stel een duidelijke eigenaar aan voor het verslagleggingsproces, waar nodig ondersteund door een extern adviseur. Zoals mensen met specifieke expertise over verslaglegging, duurzaamheidscommunicatie, etc. En mocht je een externe controle op je prestaties willen, ook dan beperkt goede planning en "cutting the crap" de kosten.

Deze tips helpen jou en jouw organisatie om de verslaglegging te verbeteren - en kosten te beperken - door vooruitgang te boeken van:

⇒  Charming to clear

⇒  Random to relevant

⇒  Abundant to accurate

⇒  Poorly planned to professional

 

Juist in deze tijd waar belangrijke weloverwogen beslissingen van groot belang zijn kunnen we nuttige informatie niet verloren laten gaan. Verstop de impact en prestaties van het bedrijf op belangrijke onderwerpen niet in de cacofonie van nutteloze informatie waarmee we elke dag overspoeld worden.

Join our campaign to cut the crap!

Deze blog is geschreven door Marjolein Baghuis van The Terrace en Nelmara Arbex van Arbex & Company. Het is eerder gepuliceerd op www.changeincontext.com and www.arbexandcompany.com