Routekaart voor een duurzaamheidsverslag

The Terrace houdt regelmatig workshops over MVO of duurzaamheidsverslaglegging, gericht op bedrijven die aan het begin staan van hun verslagleggingsreis en degene die hun verslag op een hoger plan willen trekken. Hieronder volgen de highlights die uit enkele workshops kwamen.

Start from why

De workshop startte met een brainstorm over de redenen om een duurzaamheidsverslag te publiceren. De deelnemers genereerden een lange lijst: betrekken van stakeholders als klanten, leveranciers en maatschappelijke organisaties; iets tastbaars voorhanden hebben om prestaties te laten zien; impact te meten en communiceren; verantwoording afleggen; het informeren en beïnvloeden van personeel om de duurzaamheidsstrategie waar te maken en nog veel meer. Sommige redenen zijn intern gericht, anderen meer extern. Sommige horen bij het beperken van risico's, andere zijn juist meer kansgericht.

Make the complex simple

Aan het begin van de workshop kregen alle deelnemers een leeg template voor het verslagleggingsproces. Middels interactieve oefeningen en groepsdiscussies legden we samen de verschillende stappen van de verslagleggingsreis af. Dit zijn de vragen die we daarbij beantwoorden.

Voorbereiden: Wie moeten er in het team? Wat zijn de rollen en de timings? Hoeveel budget is beschikbaar? Wat zijn de voorlopige onderwerpen om in het verslag op te nemen?

Betrekken: Welke stakeholders worden door je bedrijf beïnvloed en andersom, wie hebben invloed op het succes van je bedrijf? Hoe kun je hen effectief betrekken en hun issues beter begrijpen?

Kiezen: Wat zijn de materiële (of belangrijke) onderwerpen om in het verslag op te nemen (en in de strategie natuurlijk)? Waarin verschillen de prioriteiten tussen de bedrijfsleiding en de stakeholders? Wat zijn de doelstellingen en het plan van aanpak voor deze onderwerpen? En hoe ga je de prestaties meten?

Verzamelen: Uit welke bronnen zal straks de informatie voor het verslag moeten komen? Wie moeten daarbij worden betrokken? En wanneer moet deze informatie beschikbaar zijn? Is het reëel om dit allemaal af te hebben op tijd voor het eerste MVO verslag?

Verslaan: Wat zijn de voornaamste inhoudelijke blokken van het verslag? Hoe kun je deze inhoud het beste structureren om het verslag leesbaar te maken? Wie gaat straks de inhoud van het verslag schrijven, redigeren en checken?

Bij elke stap op de routekaart vulden de deelnemers van de workshop tips en ideeën voor hun verslag in.

Show the positive side of business

Daarna volgde een brainstorm sessie over hoe het verslag goed te kunnen gebruiken als het klaar is. Iedereen was het erover eens dat dit soort verslagen en hun inhoud nu onderbenut blijven in communicatie. Naast het hele verslag delen met stakeholders en de media, kwamen de deelnemers ook met tips als het inzetten van gedeeltes van het verslag op sociale media en op de website, het toespitsen van de inhoud om verschillende teams van collega's te betrekken, het trainen van sales manager om het verslag in commerciële gesprekken te gebruiken en - onze favoriet - een feest geven voor alle stakeholders om het verslag te lanceren.

Don't be afraid

Dit advies kwam steeds weer terug tijdens de workshop. Wees vooral eerlijk tegen jezelf en je stakeholders en deel daarom ook de zaken die (nog) niet goed gaan. Uiteraard altijd in combinatie met wat je ervan hebt geleerd en hoe je het verder gaat oppakken. Ook komt het voor dat je een materieel onderwerp nog niet goed kan meten. Geef ook dan eerlijk aan dat je dit als belangrijk onderwerp onderkent en wat je gaat doen om het in de toekomst wel meetbaar te maken. Een gebalanceerd, eerlijk verslag dat verder gaat dan het goede nieuws biedt meer geloofwaardigheid. Wees ook niet bang om gedurende het verslagleggingsproces om hulp te vragen. Een adviseur kan specifieke expertise en capaciteit toevoegen aan je reporting team, bij elke stap van het proces.

Aan het eind van de workshop waren de deelnemers in ieder geval minder bang om aan de reis onderweg naar hun eerste (of volgende) duurzaamheidsverslag te beginnen. We sloten de workshop af met een toast uit op de actiegerichte, bedrijfsspecifieke routekaarten die iedereen had gecreëerd tijdens de workshop!

Heb je interesse in hoe The Terrace jullie verslagleggingsreis kan ondersteunen? Neem dan contact op met Marjolein of doe mee aan één van de toekomstige workshops. De volgende workshop over duurzaamheidsverslaglegging vindt waarschijnlijk plaats in september 2017. Interesse om mee te doen? Stuur dan een email naar hello@theterrace.nl. We zien er naar  uit je welkom te heten!

Reacties van deelnemers aan de vorige workshop

* Zeer compacte, direct toepasbare kennisoverdracht!
* Veel expertise in huis met praktijkvoorbeelden van bedrijven.
* Vooral de routekaart en de materialiteitsanalyse waren heel handig.
* Fijne, competente partij met veel kennis van zaken. Lekker pragmatisch.

Geschreven door Marjolein Baghuis (@mbaghuis) voor The Terrace blog. Om up to date te blijven van The Terrace activiteiten, kunt u zich inschrijven onze nieuwsbrief of volg ons op Twitter, LinkedIn of Facebook.


Niet-financiele verslaglegging: van vragen en klagen naar verkennen en kleur bekennen

In de afgelopen maanden is er veel te doen geweest rondom de jaarverslaggeving van bedrijven. Op zich niet vreemd, omdat veel bedrijven hun jaarverslag publiceren in de eerste maanden van het jaar. Maar dit jaar leek er meer discussie te zijn rondom niet-financiële ofwel duurzaamheidverslaglegging. Deels veroorzaakt door de nieuwe EU Richtlijn over Niet-Financiële VerslagleggingMaar ook door het steeds groeiende aantal bedrijven dat toegevoegde waarde haalt uit de integratie van duurzaamheidsthema's in hoe zij hun resultaten beoordelen en communiceren.

Voldoen aan de vragen van de EU Directive over Niet-Financiële Verslaglegging

Met als onderliggende gedachte dat transparantie over duurzaamheid zal leiden tot betere prestaties, heeft de EU een richtlijn over niet-financiële verslaglegging aangenomen. Ondertussen is dat in bijna alle EU landen omgezet tot nationale wetgeving. De richtlijn is van toepassing op beursgenoteerde bedrijven, banken en verzekeraars met meer dan 500 werknemers. Het vraagt om openbaarmaking van diverse niet-financiële onderwerpen, om belanghebbenden een beter beeld te geven over het duurzaamheidsbeleid en de prestaties van het bedrijf. Wat zijn de onderwerpen waar de EU om vraagt? Het moet ten minste het beleid en de risicoanalyse bevatten, plus de resultaten en kengetallen over:

* milieuzaken;

* sociale en personeelsonderwerpen;

* respect voor mensenrechten;

* maatregelen tegen corruptie en omkoping;

* diversiteit in de raden van bestuur en commissarissen.

De richtlijn schrijft niet in detail voor hoe de verslaglegging eruit dient te zien. Als een bedrijf (nog) niet kan rapporteren over een onderwerp, mag het gewoon uitleggen waarom niet. En bedrijven zijn vrij om de informatie naar eigen inzicht te structeren en publiceren. Het kan als deel van het jaarverslag of in een apart document. In tegenstelling tot de financiële verslagen, hoeft deze data niet extern geverifieerd te worden. Wel moet de accountant checken of alle relevante informatie openbaar gemaakt is en of deze niet in strijd is met andere beschikbare bedrijfsinformatie.

Klagen over de rapportageverplichting

Naar verwachting is deze richtlijn van toepassing op 6000 Europese bedrijven. Dus je zou wat gezucht en geklaag van deze groep verwachten. Echter, de meeste van deze bedrijven rapporteren hun duurzaamheidsbeleid en -prestaties al jarenlang op hun website, in separate MVO-verslagen of geïntegreerd in hun financiële verslaglegging. Zal deze nieuwe richtlijn dan wel effect hebben? Gelukkig wel.  De bedrijven die duurzaamheid strategisch hebben opgenomen in hun verslaggevingscyclus hebben hier baat bij gehad. Maar er zijn ook bedrijven die dit meer als verplichting hebben opgevat, of die duurzaamheid (nog) niet hebben gekoppeld aan hun bedrijfsstrategie. Vaak rapporteren zij op onderwerpen waarvoor het relatief makkelijk is om de data te verzamelen, of op onderwerpen waardoor ze er goed vanaf lijken te komen. Voor deze bedrijven zal het een uitdaging zijn om te voldoen aan de eisen van de EU richtlijn. Omdat ze nog geen beleid, doelstellingen en resultaten hebben op de bovenstaande onderwerpen levert de nieuwe wetgeving voor hen zeker extra werk op.

De waarde van geïntegreerd denken verkennen

Veel van de bedrijven die onderweg zijn om transparanter te worden hebben kansen gezien om hun impact en hun bedrijf tegelijkertijd te verbeteren. De bedrijven die het meest profiteren van deze exercitie zijn degenen die echt verkennen wat hun materiële onderwerpen zijn. Dit zijn onderwerpen om verslag van te doen, maar veel belangrijker nog, de onderwerpen waarop de focus van de strategie moet liggen. In een materialiteitsanalyse verkent een bedrijf de impact - zowel positief als negatief - die het heeft op de maatschappij in brede zin. Vanuit hun eigen perspectief, en het perspectief van hun stakeholders of belanghebbenden.

Vanuit deze analyse krijgen ze een beeld hoe de relevante sociale, milieu en economische variabelen samenwerken, idealiter om tegelijkertijd waarde te creëren voor aandeelhouders, belanghebbenden en de maatschappij. Een diepgaande materialiteitsanalyse levert de basis voor een geïntegreerde strategie met duidelijke aandachtsgebieden, ieder met eigen doelen en actieplannen. Deze strategische integratieexercitie is van waarde voor alle bedrijven, niet alleen diegenen op wie de EU richtlijn van toepassing is.

Kleur bekennen middels focus, dilemma's en resultaten

Zodra je keuzes hebt gemaakt voor specifieke de aandachtsgebieden in de strategie en de verslaggeving, beken dan ook kleur met je keuzes en communiceer deze duidelijk. Wellicht moet je zelfs uitleggen waarom niet alle onderwerpen van de EU richtlijn van toepassing zijn. In de verslagleggingscyclus (en elders), deel niet alleen wat je hebt bereikt met je geïntegreerde strategie, maar ook de dilemma's die je bent tegengekomen en op welke onderwerpen je de doelen nog niet hebt bereikt. Een eerlijk, gebalanceerd verslag over je resultaten bouwt vertrouwen. Het is ook een goede manier om medewerkers te betrekken, om met hen successen te vieren en op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen om nog niet behaalde doelstellingen te bereiken.

Heb je interesse in wat duurzaamheidsverslaggeving voor jouw bedrijf zou kunnen betekenen of wil je weten hoe hiermee te beginnen? Schrijf je dan in voor onze eerstvolgende reporting workshop op 22 juni 2017. Meer informatie daarover vindt je via deze link. Is de EU Richtlijn op jouw bedrijf van toepassing en heb je behoefte aan een quick-scan om te bepalen of je huidige verslaggeving wel voldoet? Neem dan contact op met Marjolein via marjolein@theterrace.nl.

Geschreven door Marjolein Baghuis (@mbaghuis) voor The Terrace en de Changeincontext.com blogs. Om up to date te blijven van The Terrace activiteiten, kunt u zich inschrijven onze nieuwsbrief.