Maak je volgende duurzaamheidsverslag een instrument voor positive change

Hoe kan een duurzaamheidverslag van een last omgezet worden in een instrument voor een betere toekomst? In eerdere gezamenlijke blog posts hadden we het vooral over materialiteit, maar uiteindelijk gaat het natuurlijk om het creëren van die betere toekomst. Deze blog gaat over manieren om meer uit het verslagleggingsproces te halen. Hopelijk precies op tijd voor diegene die zich midden in de planning van het volgende duurzaamheidsverslag bevinden.

Elk jaar komt de verslagleggingscyclus terug en elk jaar opnieuw komt er veel werk bij kijken. Vanzelf ontstaat dan de vraag of het die investering waard is. Voegt het verslag waarde toe aan de strategie van het bedrijf en aan haar duurzaamheidsinspanningen voor een betere toekomst? Draagt het bij aan de strategische doelen van het bedrijf, naast de naleving van regelgeving en de verantwoordingsverwachtingen van de stakeholders? Voor een verslaggevingsproces conform alle richtlijnen is het antwoord op deze vragen waarschijnlijk nee.

Waarom? Ten eerste omdat duurzaamheidsverslaggeving altijd in een spagaat zit. Duurzaamheid gaat over de toekomst en over lange termijn denken, maar bedrijfsrapportages gaan over het verleden en hebben een tijdsspanne van enkel één jaar. Ten tweede omdat de meeste bedrijven het verslaggevingsproces niet gebruiken om een daadwerkelijke verbinding te maken tussen de huidige duurzaamheidsprestaties en de toekomst. Met onze onderstaande tips kan je deze spagaat overbruggen en kan je het verslaggevingsproces als een krachtig instrument ingezetten. Daar gaan we dan!

Rapporteer het verleden in de context van de toekomst 

Begin bij de wereld die je voor de toekomst wilt! In wat voor wereld wil het bedrijf over vijf tot tien jaar werken? In plaats van alleen terug te kijken, raden wij aan het duurzaamheidsverslag te starten vanuit de lange termijn visie en missie van het bedrijf. Het verslag geeft vervolgens een overzicht van waar het bedrijf zich op dit moment bevindt binnen de beoogde planning.

Wat moet het bedrijf doen om deze visie te bereiken? Hoe ontwikkelen de inspanningen van het bedrijf zich om daar te komen? Als je aan het verslag begint met de visie en met deze vragen, dan schrijf je in de context van de toekomst. Dit is een veel nuttiger perspectief voor het bedrijf zelf en voor de lezers van het verslag.

Focus op wat voor de toekomst belangrijk is

Gebruik de materialiteitsanalyse verder dan het verslag! De meeste verslaggevingsrichtlijnen omvatten een zogenaamde materialiteitsanalyse om de duurzaamheidsonderwerpen te identificeren die in het verslag opgenomen moeten worden. De analyse conform de richtlijnen gaat meestal over wat stakeholders willen weten of wat het bedrijf als belangrijke risico's beschouwt, gebaseerd op eerdere prestaties en angsten voor de toekomst.

Wil je duurzaamheid naar een hoger niveau tillen, ga dan verder dan dit en stel de vraag: 'wat zijn de belangrijkste onderwerpen die we op strategisch niveau moeten managen om waarde te creëren voor zowel het bedrijf als voor de samenleving?' Betrek senior management bij deze analyse. De materialiteitsanalyse zal dan niet alleen de inhoud van het duurzaamheidsverslag informeren, maar zal dan ook een strategische discussie triggeren en een nieuw perspectief geven op wat belangrijk is. Dat is het moment voor duurzaamheid (en duurzaamheidsverslaggeving) om op de agenda van het senior management te komen.

Betrek de stakeholders voor je beoogde toekomst

Betrek je stakeholders bij waardecreatie! Stakeholders zijn van essentieel belang om werkelijk waarde te creëren voor het bedrijf en voor de samenleving. Betrek hen dan ook niet alleen bij het kiezen van de belangrijkste onderwerpen voor het duurzaamheidsverslag (zoals de meeste verslaggevingsrichtlijnen voorschrijven). Nogmaals, maak deze stap van de verslaggevingscyclus strategisch van aard in plaats van deze te beperken tot de scope van het verslag.

En blijf vervolgens ook echt in gesprek met de stakeholders. Beperk de rol van je stakeholders niet tot het kiezen van de onderwerpen. Luister echt naar wat er voor hen van belang is en wat hun doelen zijn. Verken gezamenlijk de wereld die jullie willen bouwen en het pad dat jullie voor oog stellen om daar te komen. Alleen dan ontstaan er kansen voor samenwerking en co-creatie om zowel je bedrijf als de samenleving sterker te maken.

Met deze tips kan je het duurzaamheidsverslag gebruiken als een instrument voor positieve veranderingen voor de toekomst, in tegenstelling tot een veel beperktere registratie van positieve veranderingen in het verleden. Laat ons weten welke tips je het meest nuttig vond!

Deze blog post maakt deel uit van een serie over duurzaamheidsverslaggeving en materialiteit. Het is geschreven door Marjolein Baghuis van The Terrace en Nelmara Arbex van Arbex & Company. Bij GRI hebben zij samengewerkt aan de ontwikkeling en stakeholder engagement rond de G4 Sustainability Reporting Guidelines. Beiden ondersteunen ze nu bedrijven bij strategische duurzaamheidsuitdagingen, materialiteitsanalyses en communicatie.

 


Routekaart voor een duurzaamheidsverslag

The Terrace houdt regelmatig workshops over MVO of duurzaamheidsverslaglegging, gericht op bedrijven die aan het begin staan van hun verslagleggingsreis en degene die hun verslag op een hoger plan willen trekken. Hieronder volgen de highlights die uit enkele workshops kwamen.

Start from why

De workshop startte met een brainstorm over de redenen om een duurzaamheidsverslag te publiceren. De deelnemers genereerden een lange lijst: betrekken van stakeholders als klanten, leveranciers en maatschappelijke organisaties; iets tastbaars voorhanden hebben om prestaties te laten zien; impact te meten en communiceren; verantwoording afleggen; het informeren en beïnvloeden van personeel om de duurzaamheidsstrategie waar te maken en nog veel meer. Sommige redenen zijn intern gericht, anderen meer extern. Sommige horen bij het beperken van risico's, andere zijn juist meer kansgericht.

Make the complex simple

Aan het begin van de workshop kregen alle deelnemers een leeg template voor het verslagleggingsproces. Middels interactieve oefeningen en groepsdiscussies legden we samen de verschillende stappen van de verslagleggingsreis af. Dit zijn de vragen die we daarbij beantwoorden.

Voorbereiden: Wie moeten er in het team? Wat zijn de rollen en de timings? Hoeveel budget is beschikbaar? Wat zijn de voorlopige onderwerpen om in het verslag op te nemen?

Betrekken: Welke stakeholders worden door je bedrijf beïnvloed en andersom, wie hebben invloed op het succes van je bedrijf? Hoe kun je hen effectief betrekken en hun issues beter begrijpen?

Kiezen: Wat zijn de materiële (of belangrijke) onderwerpen om in het verslag op te nemen (en in de strategie natuurlijk)? Waarin verschillen de prioriteiten tussen de bedrijfsleiding en de stakeholders? Wat zijn de doelstellingen en het plan van aanpak voor deze onderwerpen? En hoe ga je de prestaties meten?

Verzamelen: Uit welke bronnen zal straks de informatie voor het verslag moeten komen? Wie moeten daarbij worden betrokken? En wanneer moet deze informatie beschikbaar zijn? Is het reëel om dit allemaal af te hebben op tijd voor het eerste MVO verslag?

Verslaan: Wat zijn de voornaamste inhoudelijke blokken van het verslag? Hoe kun je deze inhoud het beste structureren om het verslag leesbaar te maken? Wie gaat straks de inhoud van het verslag schrijven, redigeren en checken?

Bij elke stap op de routekaart vulden de deelnemers van de workshop tips en ideeën voor hun verslag in.

Show the positive side of business

Daarna volgde een brainstorm sessie over hoe het verslag goed te kunnen gebruiken als het klaar is. Iedereen was het erover eens dat dit soort verslagen en hun inhoud nu onderbenut blijven in communicatie. Naast het hele verslag delen met stakeholders en de media, kwamen de deelnemers ook met tips als het inzetten van gedeeltes van het verslag op sociale media en op de website, het toespitsen van de inhoud om verschillende teams van collega's te betrekken, het trainen van sales manager om het verslag in commerciële gesprekken te gebruiken en - onze favoriet - een feest geven voor alle stakeholders om het verslag te lanceren.

Don't be afraid

Dit advies kwam steeds weer terug tijdens de workshop. Wees vooral eerlijk tegen jezelf en je stakeholders en deel daarom ook de zaken die (nog) niet goed gaan. Uiteraard altijd in combinatie met wat je ervan hebt geleerd en hoe je het verder gaat oppakken. Ook komt het voor dat je een materieel onderwerp nog niet goed kan meten. Geef ook dan eerlijk aan dat je dit als belangrijk onderwerp onderkent en wat je gaat doen om het in de toekomst wel meetbaar te maken. Een gebalanceerd, eerlijk verslag dat verder gaat dan het goede nieuws biedt meer geloofwaardigheid. Wees ook niet bang om gedurende het verslagleggingsproces om hulp te vragen. Een adviseur kan specifieke expertise en capaciteit toevoegen aan je reporting team, bij elke stap van het proces.

Aan het eind van de workshop waren de deelnemers in ieder geval minder bang om aan de reis onderweg naar hun eerste (of volgende) duurzaamheidsverslag te beginnen. We sloten de workshop af met een toast uit op de actiegerichte, bedrijfsspecifieke routekaarten die iedereen had gecreëerd tijdens de workshop!

Heb je interesse in hoe The Terrace jullie verslagleggingsreis kan ondersteunen? Neem dan contact op met Marjolein of doe mee aan één van de toekomstige workshops. De volgende workshop over duurzaamheidsverslaglegging vindt waarschijnlijk plaats in september 2017. Interesse om mee te doen? Stuur dan een email naar hello@theterrace.nl. We zien er naar  uit je welkom te heten!

Reacties van deelnemers aan de vorige workshop

* Zeer compacte, direct toepasbare kennisoverdracht!
* Veel expertise in huis met praktijkvoorbeelden van bedrijven.
* Vooral de routekaart en de materialiteitsanalyse waren heel handig.
* Fijne, competente partij met veel kennis van zaken. Lekker pragmatisch.

Geschreven door Marjolein Baghuis (@mbaghuis) voor The Terrace blog. Om up to date te blijven van The Terrace activiteiten, kunt u zich inschrijven onze nieuwsbrief of volg ons op Twitter, LinkedIn of Facebook.


The Terrace versterkt reporting practice met Marjolein Baghuis

Marjolein is een expert en thought leader op het gebied van corporate accountability, duurzaamheidverslaglegging en –communicatie. Bij The Terrace zal zij de reporting practice leiden en bedrijven helpen verslaglegging om te zetten van een verplichting naar inspirerende communicatie. Ook zal zij betrokken zijn bij projecten op het gebied van strategie en communicatie.

The Terrace oprichter Leontine Gast: “ We zijn blij met de specifieke kennis en ervaring die Marjolein toevoegt aan ons team. Haar enthousiasme voor ‘positive change’ past ook heel goed bij de waarden van the Terrace. Samen kunnen we onze klanten nog beter ondersteunen in hun ambitie naar positieve verandering”.

De afgelopen jaren heeft ze bij het Global Reporting Initiative, Nyenrode, Innate Motion en Change in Context bedrijven en mensen ondersteund bij het creëren van heldere strategie en/of rapportage voor positieve verandering. Marjolein is oprichter van Change in Context, een online platform over verandering voor een duurzame economie, waarop ook haar veelgelezen blog gepubliceerd wordt. Eerder werkte Marjolein bij Procter & Gamble, Synovate en Greenpeace.

Daarnaast is zij actief als bestuurder bij de Nyenrode Alumni kring duurzaamheid en als toezichthouder bij Bibliotheek Amstelland. Ook zit zij in de adviesraad van eRevalue, een Britse big-data service provider op het gebied van ESG/duurzaamheidsinformatie en spreekt zij regelmatig op congressen over duurzaamheid, accountability en reporting.


Ga eerst in bad voordat je met de billen bloot gaat

Is jouw bedrijf klaar om met de billen bloot te gaan? In 2010 liet de Zuid Afrikaans governance expert Mervyn King het publiek bij de GRI conferentie lachen. "If you're going to open your kimono, you better have a bath first." Eigenlijk best een goede analogie voor duurzaamheidverslaglegging en -prestaties. En voor veel Europese bedrijven met meer dan 500 personeelsleden is dit nu extra van toepassing.

EU directive over niet-financiële verslaglegging

Vanaf 2018 moeten veel Europese bedrijven met de billen bloot. Ze moeten dan publiceren over verschillende niet-financiële prestaties in 2017. De Europese Unie stemde in 2013 in met de Directive on disclosure of non-financial and diversity information. Sindsdien hebben de EU lidstaten deze directive omgezet in nationale wetgeving. Daarom zullen veel bedrijven in 2018 voor het eerst hun duurzaamheidsprestaties publiceren. KPMG onderzoek toont aan dat 74% van de grootste bedrijven reeds een duurzaamheidsverslag publiceert, of verschillende niet-financiele onderwerpen geintegreerd heeft in de jaarlijkse rapportagecyclus. Maar voor duizenden bedrijven zal het verslag over 2017 de eerste keer zijn dat ze hierover iets publiceren. 

 Hoog tijd voor een bad!

green-bathVoor bedrijven die nog niet eerder iest hebben gepubliceerd over hun prestaties op het gebied van duurzaamheid is dit het perfecte moment om een duurzaamheidsstrategie te formuleren - of aan te scherpen. Of nog beter, om duurzaamheid (nog verder) te integreren in de bedrijfsstrategie. De EU directive verplicht bedrijven om minimaal te rapporteren over hoe er is omgegaan met het milieu, sociale onderwerpen, werknemers, mensenrechten, anti-corruptie en afpersing. Het start allemaal met een goede analyse om je strategie voor de middellange termijn en je actieplannen voor 2017 een duidelijke focus en richting te geven. Hoe passen de verplichte onderwerpen bij de toekomst van je bedrijf? En hoe zien je stakeholders dit? Zijn er buiten dit verplichte lijstje nog andere maatschappelijke thema's om op te nemen in je strategie en verslaglegging?

Voor sommige bedrijven die binnen de EU richtlijn vallen is het bad wellicht een overbodige luxe, omdat ze al een strategie hebben, voortgang boeken om deze thema's en dit "alleen" maar hoeven te starten met verslaglegging. Voor anderen is het bad verre van overbodig, is het echt nodig om duurzaamheid (verder) op te pakken in 2017. Om dan echt vooruitgang te kunnen laten zien als ze met de billen bloot moeten in 2018.