Top tips om je duurzaamheidsverslag te verbeteren

In de laatste tien jaar zijn transparantie en verslaglegging over duurzaamheid enorm verbeterd. Dit geeft de maatschappij toegang tot informatie die meestal niet beschikbaar is financiële jaarverslagen. Duurzaamheid- of niet-financiële verslaglegging biedt stakeholders – zoals investeerders, wetgevers, medewerkers, NGO’s, omwonenden, partners, etc. – toegang tot informatie over de sociale, milieu en economische impact van een bedrijf, rechtsstreeks vanuit de bron.

Maar er is niet alleen goed nieuws van het rapportage front, omdat veel duurzaamheidsverslagen nog altijd meer dan 100 pagina’s bevatten, lastig te lezen zijn en geen focus hebben op wat er echt toe doet. Vele lijken op glossy tijdschriften en sommigen bieden ook vergelijkbare diepgang in hun inhoud. Ze presenteren een te positief, vertekend beeld van de realiteit. Ze riskeren het om als greenwashing te worden afgedaan en waardeloos te zijn voor mensen die de informatie willen gebruiken voor het nemen van (financiële) beslissingen. Of om in te schatten in hoeverre het management in staat is om met sociale en milieu vraagstukken om te gaat.

It’s time to cut the crap!

Goede verslagen zijn duidelijk, gebalanceerd en hebben een duidelijke focus on de belangrijkste onderwerpen. Verslagen die lastig te navigeren zijn, te positief zijn of geen focus hebben richten meer schade aan dan dat ze iets bijdragen aan de reputatie van het bedrijf. Als ze geen inzicht bieden in de inspanningen, dilemma’s en resultaten bij het aanpakken van concrete maatschappelijke issues, dan dragen dit soort verslagen alleen maar bij aan de overweldigende hoeveelheid nutteloze informatie die we dagelijks over ons heen krijgen.

De Europese Richtlijn over Niet-Financiële Verslaglegging vereist van duizenden bedrijven om verschillende thema’s rondom duurzaamheid te integreren in hun jaarlijkse verslagleggingscyclus. Dit biedt een mooie kans voor iedereen die zich bezig houdt met verslaglegging om een stap naar betere verslagen te maken. Het kaf van het koren scheiden (ofwel cutting the crap) helpt ervaren en nieuwe verslaggevers om meer focus aan te brengen. Het verhoogt de kwaliteit en verlaagt de kosten – iets dat we allemaal graag willen!

Hier zijn onze tips to cut the (reporting) crap!

Charming, but irrelevant

Verslaggeving is geen miss verkiezing. Duurzaamheidsverslaggeving richtlijnen, zoals die van de Global Reporting Initiative (GRI), schrijven geen specifiek ontwerp of format voor. Deze richtlijnen bieden houvast voor het opstellen van hoogwaardige inhoud van je verslag. Goed gestructureerde, heldere informatie is waar het echt om gaat. Als je het daarnaast ook mooi wilt maken en illustraties wil toevoegen die de bijdragen aan de duidelijkheid en navigatie is dat mooi meegenomen. Maar goed georganiseerde, relevante inhoud komt echt op de eerste plaats. Altijd.

Random and unfocused

Laat je niet afleiden. Brengt focus aan door een grondige materialiteitsanalyse, een belangrijke stap in de totstandkoming van een goed duurzaamheidsverslag. Het ondersteunt bij het maken van keuzes om tot die onderwerpen te komen die zowel voor de toekomst van het bedrijf als van de maatschappij van belang zijn. Deze onderwerpen worden gekozen door de strategische visie van het management te combineren met input van strategische stakeholders, zoals medewerkers, klanten, wetgevers, omwonenden en partners.

Indien goed uitgevoerd, levert deze analyse een korte lijst van onderwerpen op die zowel van maatschappelijk belang zijn als relevant voor de strategie en de belangrijkste activiteiten van het bedrijf. Als je deze lijst van materiële onderwerpen hebt, ben je klaar om de juiste indicatoren te kiezen die je het beste in staat stellen om intern en extern duidelijk te maken welk doel wordt nagestreefd en welke vooruitgang reeds is geboekt. Dit zijn de enige onderwerpen die in het verslag moeten.

Annoyingly abundant

Voeg geen extra informatie toe. Basisgegevens over de organisatie – zoals bedrijfsgrootte, aantal medewerkers, markten waarin je actief bent, de lokatie van het hoofdkantoor – en de indicatoren over de materiële onderweren moeten in het verslag. Niet meer, en niet minder.

Check de lijst met de basisgegevens die erin moeten, zoek de vereiste informatie, structureer en presenteer het in de meest duidelijke manier. Zonder trucjes of misleiding. En als je om één of andere reden nog niet kunt rapporteren over een vereist onderwerp, leg dan uit waarom niet. Zo eenvoudig is het.

Voeg geen overbodige informatie toe, ook als dat de organisatie er wellicht beter uit laat zien. Een verslag moet gebalanceerd zijn: de uitdagingen en dilemma’s moeten niet bedolven worden onder minder relevante inhoud. Een overvloed aan informatie – zelfs wanneer het prachtig gepresenteerd wordt – kan juist schadelijk zijn voor de leesbaarheid en de reputatie.

Poorly planned and costly

Het verzamelen van hoogwaardige informatie is niet goedkoop. Het vergt de inzet van tijd en geld om eenheden, afbakeningen en processen te bepalen. En om systemen aan te leggen voor de verwerking, controle en analyse van de data.

Vooraf een goede routekaart vaststellen bevordert de kwaliteit van het verslag en de optimale inzet van waardevolle uren en andere middelen. Stel een duidelijke eigenaar aan voor het verslagleggingsproces, waar nodig ondersteund door een extern adviseur. Zoals mensen met specifieke expertise over verslaglegging, duurzaamheidscommunicatie, etc. En mocht je een externe controle op je prestaties willen, ook dan beperkt goede planning en “cutting the crap” de kosten.

Deze tips helpen jou en jouw organisatie om de verslaglegging te verbeteren – en kosten te beperken – door vooruitgang te boeken van:

⇒  Charming to clear

⇒  Random to relevant

⇒  Abundant to accurate

⇒  Poorly planned to professional

 

Juist in deze tijd waar belangrijke weloverwogen beslissingen van groot belang zijn kunnen we nuttige informatie niet verloren laten gaan. Verstop de impact en prestaties van het bedrijf op belangrijke onderwerpen niet in de cacofonie van nutteloze informatie waarmee we elke dag overspoeld worden.

Join our campaign to cut the crap!

Deze blog is geschreven door Marjolein Baghuis van The Terrace en Nelmara Arbex van Arbex & Company. Het is eerder gepuliceerd op www.changeincontext.com and www.arbexandcompany.com